Depuis l’adoption de la loi n° 2024-322 du 9 avril 2024 dite “Habitat dégradé”, la convocation aux assemblées générales et les documents qui l’accompagnent n’arrivent plus nécessairement dans la boîte aux lettres, mais le plus souvent dans la boîte mail. Le texte a en effet renversé le principe : là où, hier encore, il fallait donner son accord pour recevoir les convocations par voie électronique, c’est désormais la dématérialisation qui s’impose à tous, sauf refus exprès du copropriétaire.
Cette évolution répond à une double ambition : réduire les coûts d’impression et d’affranchissement, mais aussi inscrire la copropriété dans une ère de gestion plus moderne et plus rapide. Sur le papier, l’idée séduit. Dans les faits, elle révèle des difficultés inattendues.
La loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967, modifiés par ce nouveau régime, visent un large spectre de documents : la convocation et ses annexes (budget prévisionnel, devis de travaux, diagnostics techniques), le procès-verbal de l’assemblée, mais aussi les mises en demeure adressées par le syndic. Autrement dit, l’essentiel des échanges formels de la copropriété bascule dans le numérique.
La promesse de simplicité se heurte à la réalité des usages. Un copropriétaire change d’adresse électronique et oublie de prévenir son syndic, un autre voit les courriels atterrir dans ses spams, un troisième affirme n’avoir jamais rien reçu. Ces situations ne sont pas marginales. Elles deviennent problématiques lorsque le défaut de notification compromet la régularité de l’assemblée. Car, en vertu de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965, l’absence de convocation régulière peut justifier l’annulation des décisions votées.
À ces écueils s’ajoute la fracture numérique. Tous les copropriétaires n’ont pas la même aisance avec l’informatique. Pour certains, recevoir un recommandé électronique ne va pas de soi. Pour d’autres, la vigilance quotidienne sur leur messagerie est loin d’être un réflexe.
Face à ces risques, quelques réflexes s’imposent. Aux copropriétaires, il revient de vérifier l’adresse électronique enregistrée auprès du syndic, de jeter un œil régulier à leurs spams et, s’ils le préfèrent, d’exercer leur droit à demander un retour à l’envoi papier. Au syndic, il appartient de s’assurer de la fiabilité de ses envois, idéalement grâce à des prestataires spécialisés capables de garantir la traçabilité des notifications.
En définitive, le mail remplace le papier, mais ne dispense ni d’attention ni de rigueur.
